Wie eine Berufsschule ihre Reserveplanung mit einem einfachen Fragebogen startete
Die Berufsschule in Magdeburg verfügte über mehrere Budgettöpfe, darunter Haushaltsreste, Fördermittel für Ausstattung und ein nicht näher definierter Puffer des Schulträgers. Die Schulleitung wusste, dass irgendwo Rücklagen existierten, hatte aber keine Übersicht über Höhe, Verfügbarkeit und Zweckbindung. Bei einer kleinen Wasserschadenspanne im vergangenen Jahr hatte sie drei Wochen gebraucht, um zu klären, welche Mittel für die Reparatur genutzt werden durften. Die Erfahrung war frustrierend. Sie zeigte, dass das Problem nicht das Fehlen von Geld war, sondern das Fehlen von Information. Die Schulleitung beschloss, vor jeder weiteren Planung zunächst den Ist-Zustand zu erfassen.
Sieben Kategorien, fünf Befragte, eine Woche Auswertung, eklatante Unterschiede in der Wahrnehmung des gleichen Bestands
Statt externer Beratung entwickelte die Schulleitung einen internen Fragebogen mit sieben Kategorien. Erste Kategorie: Welche Konten existieren und wer ist der Verantwortliche? Zweite Kategorie: Welche Mittel sind flexibel und welche zweckgebunden? Dritte Kategorie: Welche unvorhergesehenen Ausgaben traten in den letzten drei Jahren auf und wie hoch waren sie? Vierte Kategorie: Welche Risiken sind für die nächsten fünf Jahre am wahrscheinlichsten? Fünfte Kategorie: Wer darf im Ernstfall über welche Beträge entscheiden? Sechste Kategorie: Wie lange dauert die Freigabe aktuell? Siebte Kategorie: Welche Dokumentation liegt dem Träger vor? Der Fragebogen wurde an fünf Personen verteilt: Schulleitung, Verwaltungsleiter, Hausmeister, Klassenlehrer mit Budgeterfahrung und ein Vertreter des Schulträgers. Die Auswertung nach einer Woche zeigte eklatante Unterschiede in der Wahrnehmung desselben Bestands.
Rücklagen um ein Drittel höher als erwartet, Freigabe dauerte achtzehn statt drei Tage, Heizkesselreparatur nach vier statt zwanzig Tagen
Der Fragebogen offenbarte drei zentrale Erkenntnisse. Erstens: Die tatsächlichen Rücklagen lagen um ein Drittel höher als von der Schulleitung geschätzt, verteilt auf Konten, die nicht als Reserven wahrgenommen wurden. Zweitens: Die durchschnittliche Freigabedauer betrug achtzehn Tage, obwohl alle Befragten von wenigen Tagen ausgingen. Die Differenz entstand durch nicht dokumentierte Zwischenschritte. Drittens: Fünf der sieben Risikokategorien waren von niemandem explizit adressiert worden, darunter Ausfälle der digitalen Infrastruktur und Lieferengpässe bei Verbrauchsmaterialien. Basierend auf diesen Ergebnissen erstellte die Schulleitung eine Prioritätenliste. Die ersten drei Punkte waren dokumentierbar umsetzbar: eine zentrale Mittelübersicht, ein schriftlicher Abrufplan mit definierten Betragsgrenzen und ein halbjährlicher Review-Termin. Sechs Monate später konnte die Schule einen defekten Heizkessel innerhalb von vier Tagen finanzieren und reparieren lassen. Vorher hätte der gleiche Vorgang drei Wochen gedauert.